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気軽にオフィスを構えよう　賃貸と違ったシェアオフィスのメリット＆特徴

シェアオフィスは、一つのオフィスを複数の企業や個人でシェアする新しいオフィス形態。フレキシブルオフィスの人気とともに、注目を集めています。 今回はメリットや魅力を中心に、シェアオフィスがどんな人や事業者に向いている形態かを徹底解説していきたいと思います。

シェアオフィスを利用するメリット

シェアオフィスを利用するメリットは、主に次の3点です。

①オフィス開設時にかかる初期費用を節減できる
②ランニングコストを安く抑えられる
③組織の拡大や縮小にフレキシブルに対応できる

それぞれ、一般的な賃貸オフィスを契約する場合と比較しながら詳しく解説します。

オフィス開設時にかかる初期費用を節減できる

賃貸オフィスの場合、「敷金、礼金」「設備、備品の購入費用」「内装やネットワークの工事費用」など、多額の初期費用が必要になります。しかしシェアオフィスなら、初期費用の大幅な削減が可能です。
たとえば賃貸オフィスの敷金相場は「月額賃料の6～12カ月分」程度といわれていますが、シェアオフィスの場合は入会金として「月額賃料の1～2カ月分」程度の支払いを求められることが多いようです。中には入会金が必要ないシェアオフィスもあります。
また、シェアオフィスにはデスクやコピー機などの備品、インターネット回線はあらかじめ用意されているため、購入や工事のための費用は発生しません。時間と労力がかかる備品選定や工事が必要なく、契約後すぐに利用を開始できる点もシェアオフィスの大きなメリットです。

ランニングコストを安く抑えられる

一般的にオフィスを運営する上でかかるランニングコストとしては、

・月額賃料
・光熱費
・消耗品費
・通信費
・清掃費

などが挙げられます。
シェアオフィスの月額賃料は、賃貸オフィスと比較して安く設定されています。また、月額の利用料金を支払えば、オフィスの設備や備品を自由に使えて、それについてのコストは発生しません。 消耗品の補充や清掃などのメンテナンスはシェアオフィスの運営会社側が行うため、オフィスの維持に時間を割く必要もなく、集中して仕事できます。

組織の拡大や縮小にフレキシブルに対応できる

組織の拡大や縮小に伴う必要なオフィススペースの増減に、柔軟に対応できるのもシェアオフィスならでは。
賃貸オフィスは基本的に年単位で契約します。そのため成長期の企業の場合、社員数の増加を見越して、今必要な広さよりも大きなオフィスを借りる必要があるかもしれません。 オフィスが広いと、その分賃料の負担も大きくなります。また採用活動がうまくいかなかったり、事業が想定したよりも成長しなかったりした場合、オフィスへの「先行投資」がムダになってしまいますし、簡単に次のオフィスに移ることもできません。
シェアオフィスなら1カ月単位で契約できるので、その時々の会社規模に合わせて適切なサイズのオフィスを選択できるのです。

シェアオフィスの特徴

シェアオフィスの特徴を「サービス」と「料金体系」2つの観点から説明します。

サービス

シェアオフィスの利用者は、一般的に以下のようなサービスの提供を受けることができます。

・オフィススペースの利用
・電気、水道、ネットワーク回線などのインフラの利用
・会議室の利用
・コピー機、文房具などの設備や備品の使用
・住所の使用
・郵便物の受け取り、電話応対、来客対応などの庶務代行
・フリードリンク、フリーフード

シェアオフィスの場合の「オフィススペース」とは、通常フリーアドレスのオープンスペースを指します。
個室タイプのオフィスを提供するサービスは「レンタルオフィス」と呼ばれ、シェアオフィスとは区別されています。
賃貸オフィスの場合は自分で手配しなければいけないインフラや備品なども、シェアオフィスならあらかじめ用意されているものを使用可能。ただし、シェアオフィスによって設備や備品の充実度には差があることも。施設検討時には確認が必要です。

料金体系

シェアオフィスの料金体系は「月額制」の利用料金が基本です。これに加えて、「月額賃料の1～2カ月分」程度の入会金の支払いを求められる場合もあるようです。
また、一部のサービスがオプションとなっていて、別途費用が発生する場合もあります。登記のための住所利用や郵便物の受け取り代行などは、オプションメニューにしているシェアオフィスも少なくありません。

月額制の料金体系のほかに、「ドロップイン（一時利用）」と呼ばれる料金プランが設けられていることもあります。これは、「1日」や「1時間」など、1カ月よりも短い単位でシェアオフィスを利用できるプランです。「オフィスは必要だが、毎日ではない」という人には、ドロップインのほうが安くなる可能性があります。
さらにシェアオフィスの特徴を知りたい方は、下記もご参考ください。

シェアオフィスが向いている人、向いていない人

シェアオフィスのメリットや特徴を踏まえて、シェアオフィスが向いている、向いていないのがどのような人かを考えていきたいと思います。

シェアオフィスが向いている人、事業者

シェアオフィスが向いているのは次のようなパターン。

・フリーランスやスタートアップ企業
・リモートワークで仕事ができる人

「本格的なオフィスを構えるほどではないが、仕事の場所が欲しい」というフリーランスやスタートアップ企業の人には、シェアオフィスが向いています。利用者どうしの繋がりから商談に発展する可能性もあり、刺激的な空間といえるでしょう。
またシステムエンジニアやデザイナーのように、パソコンさえあれば場所を選ばずに仕事ができるという人もシェアオフィスが向いているはずです。

シェアオフィスが向いていない人、事業者

反対に次のようなパターンはシェアオフィスが向いていないかもしれません。

・専有スペースの確保が求められる仕事
・店舗ビジネスを営んでいる

税理士や行政書士のような士業や人材派遣業などの機密情報を扱う仕事には、開業の要件として「専有スペースの確保」があります。オープンスペースを共有するタイプのシェアオフィスでは要件を満たせない可能性があり、利用が難しいでしょう。
専有スペース確保が要件に含まれる事業者は、賃貸オフィスやレンタルオフィスがおすすめ。とくにレンタルオフィスは、専有スペースもしっかり確保できつつ、賃貸と比較して手軽に利用開始できる人気のオフィス形態。内装工事不要で家具も準備されており、契約してからすぐ使える施設が多いです。また賃貸よりも一等地にオフィスを設けやすいため、コスパ良く自社の信用度アップが図れます。

 

また、在庫を保管する広いスペースが必要な店舗ビジネスを営んでいる場合、シェアオフィスでは在庫保管場所の確保は難しいです。どちらかというと無形商材やサービスを取り扱っている人向けのオフィス形態といえます。有形商材を扱っていてフレキシブルオフィスを利用したい場合、トランクルームなど外部に在庫保管スペースを設けるのも手でしょう。
事業が小規模であれば在庫保管はトランクルーム、登記住所はバーチャルオフィスやコワーキングスペース、といったコスパの良い組み合わせも可能です。

フリーランスや少人数の企業におすすめ！サービスの充実度は要チェック

シェアオフィスのメリットや特徴、向いている人や向いていない人について解説してきました。シェアオフィスはオフィス開設時の初期費用やランニングコストを抑えることができ、フリーランスやスタートアップ企業におすすめのオフィス形態です。
一方、専有スペースが必要な職業の人や店舗ビジネスを営む人など、シェアオフィスには向かない仕事の人は注意が必要です。
シェアオフィスの利用を検討する際は、契約の前に必ず一度内覧をして、必要なサービスを網羅しているかどうかを確認するようにしましょう。